Cara Menulis Proposal Bisnis Manufaktur

arifinbp.com – Jika Anda bertanggung jawab atau berurusan dengan sebuah pabrik, maka Anda tahu betapa pentingnya menjaga jadwal produksi Anda penuh dengan proyek. Kemungkinan besar itu berarti Anda harus terus mencari klien baru untuk layanan Anda. Untuk memenangkan kontrak baru, kemungkinan besar Anda harus menulis proposal bisnis.

Jika Anda belum pernah menulis proposal sebelumnya, itu mungkin terdengar seperti proyek yang sulit. Namun, tidak perlu mengintimidasi, karena Anda sudah mengetahui bisnis Anda dan cara menjualnya, jadi Anda sudah setengah jalan menuju garis finish. Separuh lainnya adalah mempelajari apa yang masuk ke dalam proposal bisnis, dan tentang itulah artikel ini.

Jika Anda menanggapi Request for Proposal (RFP), maka tentu saja Anda harus memberikan semua informasi yang diminta, dalam urutan yang ditentukan dalam RFP. Tetapi jika terserah Anda untuk memutuskan konten dan format proposal Anda, Anda harus tahu bahwa semua proposal bisnis memiliki urutan empat bagian dasar.

Bagian 1 adalah pendahuluan, yang terdiri dari Surat Pengantar, Halaman Judul, dan (opsional) Ringkasan Eksekutif dan Daftar Isi. Dalam Surat Pengantar, jelaskan secara singkat siapa Anda, mengapa Anda mempresentasikan proposal ini, dan apa yang Anda ingin pembaca lakukan setelah mempertimbangkan informasi proposal (mengatur pertemuan dengan Anda, berkolaborasi dalam kontrak, meminta perkiraan , dll.). Pastikan untuk memberikan semua informasi kontak Anda juga–nomor telepon, email, situs web, alamat fisik, dan sebagainya. Halaman Judul hanyalah nama deskriptif untuk proposal Anda–seperti “Proses Manufaktur yang Diusulkan untuk Widget QRT” atau “Proposal Fabrikasi untuk HJK Corporation.” Ringkasan Eksekutif (juga disebut Ringkasan Klien) adalah daftar poin terpenting dalam proposal yang kompleks, dan s disediakan untuk eksekutif sibuk yang mungkin tidak punya waktu untuk membaca sisa halaman. Daftar Isi hanyalah alat bantu navigasi dan akan dibutuhkan hanya jika proposalnya panjang dan rumit.

Bagian 2 adalah bagian yang sangat penting, dan yang sering diabaikan. Banyak proposal contoh proposal usaha konveksi dan sablon dimulai dengan banyak informasi pemasaran tentang mengapa perusahaan yang mengusulkan proyek sangat bagus untuk diajak bekerja sama. Itu bukan strategi yang bagus untuk proposal yang menang. Sebaliknya, Bagian 2 harus semua tentang klien potensial. Tempatkan diri Anda pada posisi klien Anda. Tuliskan kebutuhan, keinginan, dan keterbatasan organisasi itu. Minimal, Anda akan menginginkan halaman Persyaratan atau Kebutuhan. Anda mungkin juga memerlukan lebih spesifik, seperti halaman Jadwal dan halaman Anggaran. Mungkin halaman Spesifikasi dan Bahan dan Pengemasan juga–termasuk semua topik yang Anda butuhkan untuk menjelaskan pemahaman Anda tentang apa yang diinginkan dan dibutuhkan klien, serta Pembatasan dan Pembatasan pada proyek. Anda mungkin perlu menyertakan diagram atau cetak biru.

Setelah Anda menjelaskan apa kebutuhannya, saatnya untuk menjelaskan bagaimana Anda mengusulkan untuk memenuhi kebutuhan tersebut di Bagian 3. Ini adalah bagian di mana Anda menjelaskan secara rinci apa yang Anda usulkan untuk dilakukan, bagaimana hal itu akan menguntungkan klien, dan berapa banyak itu akan memakan biaya. Halaman di bagian ini sangat bervariasi dari proyek ke proyek, tetapi bagian ini setidaknya harus berisi halaman Layanan yang Ditawarkan, halaman Manfaat, dan halaman Ringkasan Biaya. Anda mungkin juga ingin menyertakan beberapa topik berikut: Solusi, Efisiensi, Desain, Jadwal, Opsi, Kontrol Kualitas, Jaminan, Peralatan, Prototipe, Pengemasan, Pengiriman, Keamanan, Pengambilan Sampel, Pengujian, dan/atau Pelabelan. Sertakan sebanyak mungkin topik yang Anda butuhkan untuk menjelaskan proses manufaktur yang Anda usulkan secara rinci, dan pastikan untuk membicarakan bagaimana proses Anda memenuhi atau melampaui kebutuhan yang Anda rinci di Bagian 2.

Setelah Anda menjelaskan secara menyeluruh apa yang Anda usulkan, inilah saatnya untuk menjelaskan mengapa perusahaan Anda adalah pilihan terbaik untuk pekerjaan itu–itulah Bagian 4, bagian terakhir dari proposal. Itu selalu yang terbaik untuk menggunakan fakta, statistik, atau rekomendasi dari orang lain untuk menjual klien pada reputasi Anda, jadi Anda akan ingin memasukkan halaman seperti Tentang Kami, Sejarah Perusahaan, Pengalaman, Daftar Klien, Proyek, Staf, Sertifikasi, Fasilitas, dan seterusnya untuk menunjukkan bahwa Anda memiliki banyak pengalaman dengan proyek serupa dan Anda memiliki kemampuan untuk melakukan proses manufaktur ini. Jika Anda telah memenangkan Penghargaan, telah mengumpulkan Testimonial dari klien lain, atau menawarkan Jaminan atau Garansi, pastikan untuk menyertakan semua itu juga.

Sekarang Anda memahami struktur dasar proposal: Pendahuluan, Bagian Berpusat pada Klien, Bagian Deskripsi Layanan yang Diusulkan, dan bagian Berpusat pada Produsen. Setelah menulis semua bagian ini, Anda memiliki draf pertama untuk proposal Anda, dan Anda hampir selesai.

Tinggal dua langkah lagi. Pertama, temukan korektor atau editor dinamit untuk memindai seluruh proposal, perbaiki kesalahan ejaan atau tata bahasa, ajukan pertanyaan tentang kata-kata yang membingungkan atau informasi yang kurang, dan pastikan setiap halaman terlihat profesional. Kemudian cetak proposal atau kemas ke dalam file PDF dan kirimkan ke klien dengan metode apa pun yang paling masuk akal bagi klien.

Meskipun Anda dapat menggunakan program pengolah kata apa pun untuk membuat seluruh proposal dari awal, Anda mungkin ingin memulai dengan kit proposal yang telah dirancang sebelumnya, yang dirancang khusus untuk menulis proposal. Kit proposal akan mencakup ratusan halaman template (termasuk semua topik yang disebutkan di atas) dengan instruksi dan contoh untuk menulis tentang hampir semua jenis topik. Juga termasuk dalam kit proposal adalah proposal sampel, sehingga Anda dapat melihat bagaimana proposal yang sudah selesai untuk semua jenis proyek mungkin terlihat. Bahkan ada kontrak yang dapat Anda ubah untuk penggunaan Anda sendiri, serta segala macam bantuan jika Anda memerlukan panduan dalam menggunakan produk. Anda akan menemukan bahwa menggunakan kit proposal yang telah dirancang sebelumnya akan membuat Anda terlihat seperti seorang profesional, bahkan jika Anda sedang menulis proposal pertama Anda.